Contrôler les pièces d'un dossier d'apprentissage sans les ouvrir une par une.
Cent dossiers par mois, cinq pièces chacun. Sept à dix minutes de contrôle manuel par dossier, et malgré tout des pièces manquantes découvertes au moment du dépôt. Aujourd'hui le contrôle se fait à l'arrivée, en moins d'une minute, et ce qui manque est signalé avant que le dossier ne parte.
Le problème n'était pas le temps passé.
Un dossier d'inscription en apprentissage arrive avec cinq pièces : une pièce d'identité, une attestation de sécurité sociale, un ou plusieurs diplômes, un CV. À côté, un formulaire rempli par le candidat ou par l'équipe : nom, prénom, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale, dernier diplôme préparé, dernière classe suivie, diplôme le plus élevé obtenu, et les informations du maître d'apprentissage.
Le travail consistait à ouvrir chaque pièce et à comparer, champ par champ, avec ce qui avait été déclaré. Sept à dix minutes par dossier, cent dossiers par mois. Deux journées de travail mensuelles, consacrées à relire des scans.
Mais le coût réel était ailleurs. Trois à cinq dossiers sur cent partaient quand même incomplets ou avec un écart non repéré, et l'erreur ne se découvrait qu'au dépôt auprès du financeur. À ce stade, il faut recontacter le candidat, parfois l'entreprise, redemander une pièce, et refaire le circuit. La vérification manuelle n'était pas trop lente : elle était faillible, parce que relire cinq scans à la suite cent fois par mois, personne ne le fait avec la même attention au quatre-vingtième dossier qu'au premier.
Ce qui a été construit.
Un contrôle qui se déclenche tout seul, à l'arrivée du dossier.
- Déclenchement
La notification arrive par mail
Le dossier créé dans le CRM envoie une notification avec les données déclarées et les pièces en pièces jointes. Rien à lancer, rien à déposer quelque part.
- Lecture
Chaque pièce est lue, images et PDF
Identité, numéro de sécurité sociale, diplômes, niveaux, années. Les pièces jointes en double — un CV fourni aussi comme diplôme — sont reconnues et analysées une seule fois.
- Comparaison
Champ par champ, contre le formulaire
Chaque champ déclaré est confronté à ce que disent les pièces, avec les règles propres au domaine décrites ci-dessous.
- Restitution
Un rapport par mail, en moins d'une minute
Un verdict global, la liste des points à vérifier en tête, puis le détail champ par champ avec la source de chaque confirmation.
Le rapport que reçoit l'équipe.
Un seul mail, lisible en dix secondes : le verdict en haut, ce qui cloche juste en dessous, le détail pour qui veut vérifier.
Trois verdicts possibles : conforme, à vérifier, incomplet. Dans l'exemple ci-dessous, le contrôle a trouvé deux choses : un numéro de sécurité sociale déclaré qui ne correspond pas à celui de l'attestation, et quatre champs de parcours qu'aucune pièce ne confirme. Le reste de l'identité est validé, avec la pièce qui fait foi indiquée à chaque ligne — c'est ce qui permet à la personne qui relit de ne regarder que les deux lignes rouges.
Deux détails qui comptent plus qu'ils n'en ont l'air. Les numéros de sécurité sociale n'apparaissent jamais en entier — seuls les quatre derniers chiffres sont affichés, ce qui suffit largement à voir que deux numéros diffèrent. Et chaque confirmation cite sa source : « concordant · Carte d'identité » n'a pas la même valeur que « concordant · CV ». Un rapport qui dirait simplement « tout va bien » ne serait jamais relu ; celui-ci se vérifie.
Les décisions qui font la différence entre un gadget et un outil.
Un contrôle automatique qui se trompe une fois sur dix est abandonné en trois semaines. Voici ce qui a été écrit pour que ça n'arrive pas.
Le numéro de sécurité sociale est vérifié, pas seulement comparé
Sa clé de contrôle est recalculée : un numéro mal lu par l'OCR est écarté plutôt que signalé comme un écart. Et comme il encode l'année et le mois de naissance, il sert à recouper la date déclarée — y compris celle du maître d'apprentissage.
Une carte d'identité ne porte pas de numéro de sécurité sociale
Une attestation ne porte ni lieu de naissance ni sexe fiables. Chaque champ n'est validé que par les pièces qui font foi pour lui, ce qui supprime une grande partie des faux écarts.
Un diplôme préparé plus élevé que le diplôme obtenu est normal
C'est même la situation habituelle en apprentissage. Le contrôle ne le signale jamais comme une incohérence. Un écart n'est bloquant que si une pièce officielle le contredit — jamais sur la seule foi d'un CV.
Le nom marital n'est pas un écart
Quand le nom déclaré ne correspond pas au nom de naissance mais au nom d'usage figurant sur la pièce, le rapport le dit explicitement au lieu d'ouvrir une alerte.
Un champ flou vaut mieux vide qu'approximatif
Si une valeur est coupée, surexposée ou illisible, elle est laissée vide et signalée comme non vérifiable. Un contrôle qui invente une valeur plausible est pire qu'un contrôle absent.
Une pièce bien lue couvre une pièce mal lue
Dès qu'une pièce faisant foi confirme un champ, les divergences isolées sur les autres pièces sont neutralisées. C'est ce qui évite qu'un verso flou fasse basculer tout un dossier en alerte.
Deux journées par mois, et surtout des dossiers qui ne reviennent plus.
Sur les quatre-vingts premiers dossiers traités, le contrôle a signalé un écart ou une pièce manquante sur cinq à dix pour cent d'entre eux — des cas qui, auparavant, seraient partis tels quels.
C'est le chiffre qui compte. Le temps gagné est appréciable ; les dossiers qui ne repartent pas en correction après le dépôt le sont davantage, parce qu'ils coûtent des délais, des relances au candidat et à l'entreprise, et de la crédibilité auprès du financeur.
- 100 dossiers par mois, 5 pièces chacun500 documents à ouvrir et à comparer, tous les mois.
- 7 à 10 minutes → moins d'une minutePar dossier. Soit 13 à 17 heures par mois rendues à l'équipe.
- 3 à 5 % de dossiers incomplets avantDécouverts au dépôt, quand la correction coûte le plus cher.
- 5 à 10 % d'écarts rattrapés depuisSur les 80 premiers dossiers. Des erreurs qui seraient passées.
Ce qui n'a pas été automatisé, et pourquoi.
La décision. Le rapport ne valide ni ne rejette aucun dossier. Il classe, il signale, il explique — et une personne tranche. Chaque rapport porte d'ailleurs la mention : résultat indicatif, à confirmer par une revue humaine.
Ce n'est pas de la prudence excessive. Un dossier d'inscription engage un candidat, une entreprise et un financement : c'est exactement le type d'action où une machine ne doit pas avoir le dernier mot. Ce qu'elle fait très bien, en revanche, c'est de garantir que la personne qui décide ait sous les yeux tout ce qui mérite son attention, sans avoir à le chercher.
Et quand ça casse ?
Un contrôle automatique qui s'arrête sans prévenir est pire que pas de contrôle : l'équipe cesse de vérifier à la main, et personne ne s'aperçoit que plus rien n'est contrôlé. Ce workflow est surveillé en continu — s'il cesse de tourner, ou s'il tourne sans rien produire, l'alerte part le jour même. Comment je surveille
Nos dossiers d'inscription passaient par une vérification manuelle des pièces, et il manquait toujours quelque chose au moment du dépôt. Aujourd'hui le contrôle se fait à l'arrivée et nous sommes alertés sur ce qui manque, dossier par dossier. Ce qui m'a convaincu, c'est qu'Abdellah a commencé par regarder comment nous travaillions vraiment avant de proposer quoi que ce soit.
Un contrôle répétitif qui vous coûte deux journées par mois ?
Décrivez-le en trente minutes. Je vous dis si c'est automatisable, à quel prix et en combien de temps — et si ce n'est pas pour moi, je vous oriente.